Privacyverklaring

In deze privacyverklaring staat hoe Westvest Notarissen omgaat met de bescherming van jouw persoonsgegevens. Als je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt of als je contact met ons wilt opnemen kan dit via de contactgegevens onderaan deze tekst.

Persoonsgegevens bij notariële akten

De wet schrijft voor wat er allemaal aan persoonsgegevens door de notaris verzameld en gecon­tro­­leerd moet worden als er een akte wordt gemaakt. Dit zijn de gevolgen voor het gebruik van jouw persoonsgegevens:

• de notaris moet bepaalde persoonsgegevens in de akte vermelden;
• de notaris moet de ondertekende akte met jouw persoonsgegevens altijd blijven bewaren;
• als de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan kan er niets meer aan worden veranderd, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, dan maakt de notaris een nieuwe akte waarin de wijziging staat;
• de notaris moet bepaalde persoonsgegevens verplicht controleren in een aantal registers zoals de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster;
• als jouw persoonsgegevens worden opgenomen in een notariële akte betekent dit dat de andere personen die in de akte worden genoemd deze gegevens ook kunnen zien. Als de akte wordt in­geschreven in een openbaar register, zijn jouw gegevens ook voor derden zichtbaar;
• de notaris moet jouw identiteit controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. De notaris is een van de weinigen die van het originele identiteitsbewijs een fotokopie mag maken en die fotokopie mag bewaren;
• jouw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris;
• het kan zijn dat jouw gegevens voorkomen in een notariële akte of in een dossier waarvan jij niet de opdrachtgever of niet rechtstreeks betrokken bent. Dit is bijvoorbeeld het geval als je bestuur­der van een rechtspersoon bent, erfgenaam of legataris in een nalatenschap of administrateur van een vereniging van eigenaren. Als ons kantoor persoonsgegevens van jou gebruikt die wij niet van jou zelf hebben gekregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan ons ver­strekte opdracht. De bron van jouw gegevens is dan bijvoorbeeld de openbare registers (o.a. het Kadaster) of bijvoorbeeld een makelaar in verband met een koopovereenkomst waarin je één van de partijen bent.

Persoonsgegevens van cliënten in het algemeen

Als je nog geen opdracht aan ons hebt gegeven voor het maken van een notariële akte, maar een opdracht voor advies of als je een vraag aan ons stelt, dan gebruiken wij jouw persoonsgegevens voor:

• onze administratie;
• de communicatie met jou;
• in het algemeen om de opdracht te kunnen uitvoeren.

Als jij ons een vraag hebt gesteld dan maken we gebruik van de gegevens die jij zelf aan ons hebt verstrekt. Voor een advies of andere opdracht vragen we je een aantal gegevens aan ons door te geven zoals voornamen, achternaam, adresgegevens (inclusief e-mailadres) en telefoonnummer. We vragen ook om jouw geldige identiteitsbewijs te zien en daarvan een fotokopie te maken.

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door ons gebruikt voor het toezenden van de nieuwsbrief. We versturen alleen nieuwsbrieven als je daar zelf een formulier voor hebt ingevuld.

Hiervoor vragen we de volgende persoonsgegevens van jou:

• voornaam;
• achternaam;
• e-mailadres.

Grondslag voor het opvragen van gegevens

Ons kantoor vraagt jouw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen; of
• voor de doelen waar je specifiek toestemming voor hebt gegeven.

Wij vragen alleen de gegevens op die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld aan een makelaar in verband met een koopovereenkomst waarin je één van de partijen bent.

Als wij persoonsgegevens doorgeven aan anderen maken wij hierover afspraken met hen om jouw privacy te beschermen.

Bewaartermijn

Vaak is het voor ons als notaris nodig om persoonsgegevens lang te bewaren. Dit heeft te maken met onze wettelijke taken zoals uit de Wet op het notarisambt en de Archiefwet.

Beveiliging

Wij beschermen jouw persoonsgegevens onder meer met de volgende maatregelen:

• alle personen die namens Westvest Notarissen jouw gegevens kunnen inzien, hebben
• een geheimhoudingsplicht;
• we hebben een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgege­vens.

Rechten met betrekking tot jouw gegevens

Er is in sommige gevallen recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou hebben ontvangen. Ook kun je soms een verzoek indienen om jouw gegevens over te dragen aan een andere dienstverlener.

Als wij jouw persoonsgegevens bewaren op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als je je hebt ingeschreven voor onze nieuwsbrief.

Klachten

Als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, wil je dan contact met ons opnemen? Komen wij er samen niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend, maar je kunt dan terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt wil je dan contact met ons opnemen?

Contactgegevens

Westvest Notarissen – contactpersoon binnen kantoor voor AVG-zaken: Stefan Pronk

Westvest 38

2611 AZ DELFT

avg@westvest-notarissen.nl